В помощь бизнесу. Как компании защитить свои секреты?

Чтобы защитить свои секреты, компании нужно разработать специальные документы и подписать их со своими работниками и контрагентами.

Фото piqsels.com

У каждого бизнесмена есть секреты, которые он не желает разглашать.

О том, как правильно и надежно защитить свою коммерческую тайну, Naviny.by рассказывает юрист судебной практики фирмы Legaltax Александра Третьяк.

 

Не все данные могут быть тайной

Коммерческой тайной компании признаются сведения, которые не известны и не доступны третьим лицам в тех кругах, что обычно имеют дело с такой информацией, и которые в силу этого обстоятельства имеют коммерческую ценность для их обладателя.

Например, секретом могут быть подробности о заключенных сделках и проектах фирмы либо сведения о ее реорганизации.

Сведения имеют коммерческую ценность, если обладание ими позволяет бизнесмену увеличить доходы либо сократить расходы, то есть получить выгоду.

Справочно. Полный перечень сведений, которые могут охраняться в режиме коммерческой тайны, приведен в статье 5 закона № 16-З от 5 января 2013 года.

Вместе с тем есть сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну.

Например, информация, указанная в уставе организации или внесенная в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Также не могут быть коммерческой тайной документы, которые дают компании право вести предпринимательскую деятельность, например, лицензия.

Информация о задолженности фирмы по выплате заработной платы и по социальным выплатам, как и сведения о вакансиях, также не может быть коммерческой тайной.

Справочно. Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну, перечислены в статье 6 закона № 16-З.

У компании есть право изменять или вообще отменять режим секретности, а также менять круг сведений, которые составляют коммерческую тайну.

 

Пять шагов к тайне

Каждая компания имеет ценную информацию, но не каждая принимает меры, чтобы обеспечить ее сохранность. В результате тайна разглашается, а виновники — остаются без наказания.

Сложность заключается в том, что работники, партнеры, контрагенты могут разгласить информацию о фирме в любой момент. Причем не всегда намеренно — особенно тогда, когда действительно непонятно, какие сведения о компании конфиденциальны, а какие нет.

Поэтому руководство должно определить, какие данные о компании запрещено разглашать, и установить ответственность за их разглашение.

Пошаговый алгоритм действий компании для защиты своей коммерческой тайны может быть следующим.

1. Определить сведения, которые будут признаны секретными.

При этом нужно учесть то, о чем мы говорили выше: по закону № 16-З под режим коммерческой тайны подпадает не вся информация о фирме, а только определенная.

2. Подготовить локальный нормативный акт, который будет включать перечень конфиденциальных сведений компании, и определить порядок работы с ними.

Например, установить порядок пользования и хранения этих сведений, ограничения доступа к ним.

Таким внутренним актом фирмы может быть, к примеру:

- положение о коммерческой тайне;

- инструкция по организации и ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» — если в компании на бумажных или электронных носителях конфиденциальной информации проставлен такой гриф.

3. Назначить лицо, уполномоченное вести дела по защите коммерческой тайны. Как правило, это сотрудник юридического отдела компании.

4. Установить перечень лиц, имеющих доступ к такой информации.

5. Ознакомить этих сотрудников с документом, который содержит перечень конфиденциальной информации, с обязательной письменной отметкой.

Тот факт, что персонал ознакомлен, можно оформить приказом, который или утверждает положение о коммерческой тайне (со всеми приложениями), или включает список лиц, ответственных за конфиденциальность таких сведений.

 

Подпись работника — обязательна

Все сотрудники компании, работающие с конфиденциальными сведениями, должны подписать обязательство о неразглашении коммерческой тайны, которое будет действовать и после расторжения трудового договора с ними.

Благодаря этому документу будет проще привлечь к ответственности виновного в разглашении секретов фирмы.

Кстати, тот факт, что работник отказывается подписать обязательство о неразглашении коммерческой тайны, служит основанием для прекращения трудового договора с ним.

 

Контрагент должен знать цену секрета

Чтобы обезопасить коммерческую тайну в делах с контрагентами, нужно заключить с ними соглашение о конфиденциальности и включить обязательство по неразглашению коммерческой тайны непосредственно в договоры.

Кроме того, во всех договорах с контрагентами советуем указывать размер штрафа за разглашение тайны.

Тем самым вы не только конкретизируете последствия разглашения тайны контрагентом, но и четко определите ее реальную «стоимость», если дело дойдет до суда.

 

Меры хороши в комплексе

Чтобы защитить свои секреты, компании нужно не только разработать специальные документы и подписать их со своими работниками и контрагентами.

Помимо правовых способов защиты, рекомендуем применять и другие меры:

- технические — защитить паролями важную информацию, мониторить действия пользователей;

- организационные — установить пропускной режим, разграничить полномочия сотрудников.

Проверить, приняла ли ваша компания достаточные меры по защите конфиденциальной информации, можно с помощью чек-листа на сайте компании Legaltax.

 

О последствиях разглашения коммерческой тайны — в нашем следующем материале.